Семь пунктов, записанных до первого звонка подрядчику. Они делают три предложения сравнимыми и стоят одного вечера работы.
Почему бриф идёт первым
Попросите трёх подрядчиков оценить автоматизацию приёма заказов, и вы получите три цены за три разные работы. Никто при этом не хитрит. Каждый слышал своё получасовое описание и додумал недостающее по образцу той работы, которую обычно делает.
Бриф закрывает эти пробелы до того, как их начнёт заполнять подрядчик. На него уходит один вечер, и он превращает набор несравнимых предложений в набор сравнимых.
Семь строк
Первая. Процесс одним предложением. От какого события до какого результата. «Заявка на аренду приходит по телефону, в мессенджер или через форму, и заканчивается, когда техника в машине с подписанным договором». Если нужно три предложения, у вас два процесса.
Вторая. Объём за неделю, из системы. Не типичный день, а число за период, в который попала хотя бы одна плохая неделя. От этой строки цена зависит сильнее всего, и именно её чаще всего пишут по памяти. Статья с чего начинать автоматизацию в небольшой компании почти целиком построена вокруг этого числа.
Третья. Кто участвует и сколько тратит. Пишите роли без имён и минуты на одну заявку вместо доли рабочего дня. Двое по двадцать минут и шестеро по четыре - это разные задачи.
Четвёртая. Что означает «готово». Опишите завершённый процесс так, чтобы его мог проверить посторонний человек. Это условие приёмки. Если записать его сейчас, потом никто не назовёт «готовым» просто то, что умеет сданная система.
Пятая. Что нельзя автоматизировать никогда. Возврат выше порога, всё клиническое, всё, что уходит регулятору, всё, в чём клиент увидит машину, решившую его вопрос. Эту строку подрядчики опускают, а клиенты, как выясняется, имели её в виду с самого начала.
Шестая. Сколько это стоит сейчас. Часы в неделю по полной стоимости часа плюс переделки, которые вы можете назвать. Считайте только этот процесс, всю компанию сюда не включайте. Как получить число, которое выдержит чужую проверку, разобрано в статье четыре вопроса, ломающие большинство расчётов отдачи.
Седьмая. Какое доказательство вы примете. Какой замер через девяносто дней закроет вопрос и из какой системы возьмётся число. Если договориться об этом сейчас, потом не придётся сравнивать результат с исходным уровнем, восстановленным по памяти.
Что меняется у подрядчиков
Подрядчики, получившие этот документ, оценивают одну и ту же работу. Если их предложения всё же расходятся в подходе, порядке работ или в том, от чего они отказываются, это настоящие различия, и читать сами предложения становится гораздо проще.
Бриф заодно кое-что сообщает о самом подрядчике. Опытный дополнит пятую строку и поспорит со второй. А тот, кто увидит в брифе урезанный заказ, показывает, на чём рассчитывал заработать.
Если строить не стоит
Бывает, что в шестой строке выходит маленькое число. Это тоже результат, и вечер на него потрачен не зря: вы узнали его до сборки, а не после. Страница при этом остаётся описанием одного процесса, его объёма и реальной стоимости. Следующая попытка начнётся с неё, кто бы её ни вёл и когда бы она ни случилась.
Часто задаваемые вопросы
Почему бриф пишется до разговора с подрядчиками, а не после?
Предложение, написанное по разговору, описывает то, как подрядчик понял задачу, а трое подрядчиков услышали три разные вещи. Предложения расходятся незаметно, потому что каждое по отдельности выглядит разумным и уверенным, хотя считает чуть другую работу. В брифе границы работы задаёте вы сами, и предложения различаются только подходом и ценой, а предмет у них общий. Заодно решение о границах остаётся за вами, а не за стороной, которая зарабатывает тем больше, чем они шире.
Насколько точным должен быть объём?
Его нужно взять из системы, а не из памяти, и за такой период, в который попала хотя бы одна плохая неделя. Оператор, которого спросили, сколько заказов он обрабатывает, назовёт типичный день, и почти всегда это то число, которое ему хотелось бы считать типичным. Выгрузка из системы, где эти данные и так записываются, занимает двадцать минут и нередко сдвигает ответ на треть в ту или другую сторону. От этого пункта цена зависит сильнее всего, потому что объём решает, справятся ли простые правила или понадобится модель.
Что писать в строке о том, что нельзя автоматизировать?
Решения, ошибка в которых дорого стоит и не исправляется тихо: возврат выше порога, клиническое или юридическое суждение, всё, что уходит регулятору, всё, в чём клиент увидит машину, решившую его вопрос. Если записать их до сборки, они станут частью технического задания, и спорить о них при приёмке не придётся. Это ещё и самый быстрый способ понять, делал ли подрядчик такое раньше: опытный дополнит ваш список, неопытный увидит в нём урезанный заказ.
Что если бриф покажет, что автоматизировать не стоит?
Значит, бриф сработал. Измеренная стоимость процесса за неделю - это число, с которым потом сверяют любые обещания отдачи. Если оно маленькое, честный вывод виден сразу, до того как деньги ушли на сборку. Документ при этом не пропадает: в нём описаны один процесс, его объём и реальная стоимость, и следующая попытка, кто бы и когда бы за неё ни взялся, обойдётся заметно дешевле первой.
